Coordinateur(trice) administratif(ve)

MDA Space (TSX : MDA) est un partenaire de mission de confiance pour l'industrie spatiale mondiale, faisant le pont entre ce qui est prouvé et ce qui est possible. En tant que pionnier de la robotique, des systèmes satellitaires et de l'intelligence géospatiale, avec une histoire de 55 ans de premières mondiales et plus de 450 missions, MDA Space est un leader mondial des communications, de l'observation de la Terre et des satellites spatiales, ainsi que de l'infrastructure et de l'exploration spatiales. L'équipe de MDA Space, composée de plus de 3 000 experts spatiaux au Canada, aux États-Unis et au Royaume-Uni, possède les connaissances et l'expertise nécessaires pour transformer la vision audacieuse d'un client en une mission réalisable, grâce à une combinaison unique d'expérience, d'excellence technique et d'un sens de l'émerveillement qui fait partie de notre ADN depuis le premier jour. Pour ceux qui rêvent en grand et repoussent les limites sur Terre et parmi les étoiles pour changer le monde pour le mieux, nous vous y emmènerons.

Nous recherchons un(e) coordinateur(trice) administratif(ve) pour se joindre à notre équipe de systèmes satellitaires à notre bureau de Montréal.

Rôle :

Fournir des services de secrétariat et un soutien administratif aux gestionnaires, aux membres de son propre département et à ceux des départements voisins. Connaissance du travail de bureau de routine et compréhension de l'organisation, de ses programmes et de ses procédures, le cas échéant. Travailler de manière autonome, avec un minimum de supervision et des instructions détaillées.

Responsabilités :

• Préparer, réviser et mettre à jour divers rapports (quotidiens, hebdomadaires et mensuels) liés au département.
• Saisir des données dans divers systèmes internes.
• Soumettre des demandes d'achat, préparer des propositions et traiter des bons d'expédition.
• Traiter les demandes de voyage et obtenir les approbations nécessaires.
• Surveiller les budgets.
• Relire et réviser la correspondance. Préparer, rédiger, formater et traduire divers documents liés au département.
• Assister aux réunions d'équipe au besoin et assurer le suivi des actions nécessaires. Enregistrer et préparer les procès-verbaux de réunion.
• Préparer des présentations pour les réunions, les rapports et autres documents connexes selon les instructions fournies par le gestionnaire.
• Coordonner la distribution interne des informations reçues par courriel ou par la poste.
• Répondre aux demandes reçues par téléphone et par courriel. Transférer les appels téléphoniques et les messages aux personnes appropriées.
• Planifier et confirmer des rendez-vous, des entrevues, des réunions et des appels téléphoniques, et réserver des salles.
• Obtenir des approbations pour les factures et être en mesure de répondre aux questions concernant les dépenses. Surveiller le budget.
• Préparer les notes de frais et distribuer les chèques.
• Organiser les visites de visiteurs et préparer la documentation nécessaire au besoin. Accueillir les visiteurs et les cadres supérieurs.
• Commander des fournitures de bureau et maintenir l'inventaire dans le budget alloué. Coordonner l'achat d'équipement pour les nouveaux employés, au besoin.
• Organiser, gérer et maintenir des systèmes de classement électroniques et papier. Tenir les dossiers à jour selon les besoins départementaux, y compris les dossiers d'archives.
• Préparer et soumettre des commandes de services de traiteur.
• Assurer des quarts de travail à la réception principale.
• Préparer, soutenir et réaliser, au besoin, l'intégration des nouveaux employés, y compris, mais sans s'y limiter : formulaires de demande TI, livraison d'équipement et séances d'intégration.
• Gérer, maintenir et coordonner le paiement des factures des entrepreneurs et consultants, y compris, mais sans s'y limiter : la vérification des heures et le processus d'approbation.
• Toute autre tâche connexe propre à chaque rôle et selon le département assigné.

Qualifications minimales :

• Formation de niveau collégial en administration de bureau ou l'équivalent. Deux (2) ans ou plus d'expérience en soutien administratif ou en travail de secrétariat.
• Esprit d'équipe.
• Proactif, dynamique, débrouillard et autonome.
• Capable de gérer son temps et de respecter les échéances.
• Capable de travailler sans supervision directe.
• Connaissance avancée des logiciels suivants : Word, Excel, PowerPoint, ERP, Visio, Acrobat, etc.
• Connaissance pratique des compétences de bureau.
• Excellentes aptitudes interpersonnelles et de communication, y compris la capacité d'interagir avec tous les niveaux de l'organisation et avec les clients externes.
• Bon jugement.
• Doit être flexible et ouvert au changement.
• Bonne connaissance du français et de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit.

#LI-PP1

Considérations particulières :

Les candidats retenus doivent obtenir et maintenir une habilitation de sécurité au niveau de la fiabilité et réussir l'évaluation de sécurité pour le Programme des marchandises contrôlées (PMC) et ITAR.

Nous sommes une équipe de rêve composée d'individus passionnés, collaboratifs et déterminés, et nous recherchons constamment d'autres personnes pour se joindre à #TeamMDA afin de favoriser des approches nouvelles et novatrices de résolution de problèmes qui nous poussent à améliorer la vie sur et au-dessus de la Terre. Si vous êtes enthousiaste à l'idée d'élargir notre présence dans l'espace et de vouloir inspirer la prochaine génération, nous vous y aiderons.

Nous sommes entrés dans une nouvelle ère d'exploration et de développement, et MDA invite tous ceux qui veulent s'impliquer et en faire partie. En tant qu'employeur engagé envers l'égalité des chances et dédié à la diversité, à l'intégrité et à la collaboration, nous nous engageons à renforcer le leadership de MDA et du Canada dans ce nouveau chapitre.

MDA offre une rémunération et des avantages sociaux compétitifs à ses employés dans tous ses emplacements. En tant que membre de l'équipe MDA, vous et vos personnes à charge admissibles pouvez vous inscrire à un régime d'avantages sociaux qui offre une couverture complète grâce à des avantages de soins de santé compétitifs, y compris : des régimes de soins de santé complémentaires.

MDA Space est fier d'offrir des accommodements raisonnables pendant le processus de recrutement. Si vous souhaitez demander de tels accommodements, veuillez l'indiquer dans votre demande ou votre lettre de présentation, et nous travaillerons avec vous pour répondre à vos besoins d'accessibilité.